Whistleblowing

Con il D.Lgs. n. 24/2023 l’Italia ha dato attuazione alla Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del loro rapporto di lavoro (c.d. “Whistleblowing”) prevedendo, in presenza di determinati presupposti, l’obbligo per le aziende private di attivare canali di segnalazioni interni, che garantiscano la riservatezza e l’identità del segnalante e lo tutelino da ogni possibile azione ritorsiva.

Gens Aurea S.p.A. (o anche solo la “Società”) , che è già dotata di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.lgs. 231/2001, ha provveduto a coordinare e adeguare il sistema di segnalazioni con la recente normativa, mediante l’implementazione di un canale di segnalazione denominato piattaforma whistleblowing al quale è possibile accedere per inviare al responsabile del canale whistleblowing di Gens Aurea S.p.A. le proprie segnalazioni.

La piattaforma whistleblowing è configurata in modo da garantire la massima tutela e riservatezza, sia in relazione all’identità del segnalante e delle altre persone coinvolte, che al contenuto delle segnalazioni.

Gens Aurea S.p.A. si è inoltre dotata di una policy specifica in materia whistleblowing (la “Policy”).

Si forniscono qui di seguito le principali informazioni sul canale whistleblowing, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché tutte le informazioni sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne, rinviandosi comunque alla Policy per informazioni di maggior dettaglio:

 

1. Canale di segnalazione.

In ottemperanza agli obblighi di legge, la Società si è dotata di una piattaforma fornita da un partner selezionato che adotta un sistema per le segnalazioni di illeciti aziendali conforme alla Direttiva UE (certificato ISO 27001, conforme al GDPR). Il canale di segnalazione deve intendersi di tipo interno ex. art. 4 D. Lgs. 24/2023 e consente l’invio di segnalazioni in forma scritta.

Attraverso la piattaforma accessibile cliccando sul pulsante in fondo a questa pagina, il soggetto vittima di un illecito aziendale o un qualsiasi collaboratore aziendale che sia a conoscenza di un fenomeno di illecito aziendale già avvenuto o potenzialmente configurabile in futuro può segnalare il proprio caso e/o le condotte illegittime di cui sia venuto a conoscenza in ambito aziendale e ad esso è garantita la riservatezza dell’identità. Accedendo alla piattaforma, il segnalante potrà inoltre richiedere un incontro diretto con il responsabile del canale per la gestione della segnalazione.

 

2. Soggetti legittimati.

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati nella Policy, a cui si fa espresso rinvio. A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte dei dipendenti della Società e dei liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con la Società.

 

3. Estensione della tutela.

La tutela dei segnalanti è garantita:

•  nel caso dei lavoratori subordinati della Società, durante tutta la vigenza del contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la fine dello stesso qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;
• nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che intrattengono un rapporto di collaborazione con la Società, per tutta la durata del rapporto, ivi incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto.

 

4. Esempi di segnalazioni ammesse.

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato. A titolo esemplificativo, questo canale può essere utilizzato per segnalare, in via generale fatti o situazioni in grado di costituire illeciti di qualsiasi natura e/o comunque in grado di arrecare un danno o un pregiudizio alla Società, quali ad esempio:

• comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, del codice etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione e/o illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001;
• comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);
• comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di Gens;

Presupposto per la segnalazione è che vi siano fondati e concreti sospetti della commissione di attività illecite in ambito aziendale e/o comunque connesse all’attività aziendale. Non sono oggetto di segnalazione con il canale whistleblowing le rivendicazioni personali nei confronti della società che attengono alla gestione del proprio rapporto di lavoro che potranno essere fatte valere con altri canali.

 

5. Iter procedurale.

Il soggetto che intende fare una segnalazione accede alla piattaforma accessibile al link indicato in fondo a questa pagina. La pagina iniziale del portale presenta un format guidato.

Se il segnalante effettua la segnalazione oralmente mediante un incontro fissato con il responsabile del canale, la stessa, previo consenso del segnalante stesso, è documentata a cura del responsabile del canale con la registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e alla riproduzione vocale ovvero tramite la redazione di un verbale. In questa ultima ipotesi, il segnalante può verificare, rettificare e/o confermare il verbale dell’incontro tramite relativa sottoscrizione.

Entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione, il soggetto responsabile provvede a comunicare un avviso di ricezione al segnalante e la presa in carico della segnalazione.

Qualora sia necessario acquisire elementi integrativi, il responsabile del canale potrà contattare il segnalante tramite la piattaforma. Se il segnalante non fornisse, entro 3 mesi dalla richiesta di integrazione, informazioni aggiuntive il responsabile del canale procede con l’archiviazione della segnalazione.

Il responsabile del canale, a chiusura dell’indagine, predispone un report finale al fine di procedere con il riscontro al segnalante. Il riscontro al segnalante deve essere trasmesso entro tre mesi dalla data di avviso di ricezione della segnalazione ovvero dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione. Solo in casi eccezionali, il responsabile del canale, informato il segnalante prima della scadenza, con opportuna motivazione, potrà continuare la fase di indagine per il tempo necessario, dando al segnalante periodici aggiornamenti.

 

6. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni.

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

 

7. Osservanza del divieto di atti ritorsivi.

In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.Lgs. n. 24/2023 Gens Aurea S.p.A. osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti come dettagliatamente indicato nella Policy.